Bảy câu phải hỏi trước khi ký hợp đồng làm phần mềm

Phần lớn rắc rối khi thuê làm phần mềm không đến từ chuyện bên kia làm ẩu. Nó đến từ những thứ không ai nói tới lúc ký, rồi tới lúc xảy ra thì hai bên hiểu khác nhau.

Bảy câu dưới đây hỏi trước mất mười lăm phút. Không hỏi thì trả giá bằng vài tuần hoặc vài chục triệu.

Mỗi câu tôi ghi kèm câu trả lời nghe là biết ổn và câu trả lời nghe là nên dừng lại.

1. Sau khi thanh toán đủ, mã nguồn thuộc về ai?

Đây là câu quan trọng nhất, và là câu ít người hỏi nhất.

Có hai kiểu. Bạn được giao mã nguồn thì sau này muốn sửa gì, thuê ai cũng được. Mã nguồn ở lại chỗ họ thì mỗi lần sửa một chữ bạn phải quay lại đúng nơi đó, và giá lần sau do họ quyết.

Chênh lệch không hiện ra ở tháng đầu. Nó hiện ra ở năm thứ hai.

Nghe là ổn: “Thanh toán đủ thì mã nguồn viết riêng cho dự án chuyển sang cho bạn, kèm tài liệu kỹ thuật.”
Nghe là nên dừng: “Bên mình giữ để bảo trì cho tiện” — tiện cho ai?

2. Bao giờ tôi được nhìn thấy thứ chạy được đầu tiên?

Không phải bản vẽ giao diện. Thứ bấm vào được.

Ngày đó càng xa thì rủi ro càng lớn, vì tới lúc thấy hàng bạn đã trả kha khá tiền và đã đi quá xa để quay lại.

Nghe là ổn: một mốc cụ thể trong vòng một tới ba tuần, kèm việc trả tiền gắn vào mốc đó.
Nghe là nên dừng: “Xong hết rồi bàn giao một lượt.”

3. Tiền chia làm mấy đợt, mỗi đợt gắn với cái gì?

Cách chia hợp lý và phổ biến: 40% khởi động, 40% khi xem được bản chạy, 20% khi nghiệm thu.

Điều đáng chú ý không nằm ở tỷ lệ mà ở chỗ mỗi đợt phải gắn với một thứ bạn nhìn thấy được, không phải gắn với ngày trên lịch.

Nghe là ổn: “Đợt hai trả khi bạn xem xong bản demo và đồng ý.”
Nghe là nên dừng: “Đóng trước 100% cho bên mình lên lịch.”

4. Cái gì KHÔNG nằm trong báo giá này?

Câu này lật ngược cách hỏi thông thường, và nó lòi ra nhiều thứ hơn hẳn câu “báo giá gồm những gì”.

Những thứ hay nằm ngoài mà người mua tưởng là trong: nhập dữ liệu cũ, viết nội dung, thiết kế logo, chi phí máy chủ, phí dịch vụ bên thứ ba, đào tạo nhân viên dùng.

Nghe là ổn: một danh sách rõ ràng những thứ không bao gồm.
Nghe là nên dừng: “Cái gì cần thì bên mình hỗ trợ hết.” Câu đó nghe rộng rãi, nhưng lúc phát sinh thì không có gì để đối chiếu.

Đợi chút đã — tôi có cái này muốn giới thiệu với bạn. Đây là quảng cáo, không quan tâm thì cuộn qua vài dòng.

Hết quảng cáo. Quay lại bài.

5. Đổi ý giữa chừng thì tính thế nào?

Bạn sẽ đổi ý. Ai cũng đổi. Nhìn thấy bản chạy rồi mới biết mình thật sự muốn gì — đó là chuyện bình thường, không phải lỗi của ai.

Nên hỏi trước cách xử, đừng để tới lúc đó mới bàn.

Nghe là ổn: “Thay đổi nhỏ trong phạm vi thì làm luôn. Thay đổi lớn thì báo giá thêm trước khi làm, bạn duyệt rồi mới tính tiền.”
Nghe là nên dừng: im lặng, hoặc “cái đó tính sau”.

6. Sau khi bàn giao, sửa lỗi trong bao lâu thì còn miễn phí?

Phần mềm nào cũng có lỗi lộ ra khi người thật bắt đầu dùng. Câu hỏi không phải “có lỗi không” mà là “lỗi thì ai chịu”.

Phân biệt hai thứ: lỗi là thứ đã thống nhất mà chạy không đúng — bên làm phải sửa. Tính năng mới là thứ chưa từng bàn — cái đó tính tiền, hợp lý thôi.

Nghe là ổn: một khoảng thời gian cụ thể, kèm định nghĩa thế nào là lỗi.
Nghe là nên dừng: “Bên mình bảo hành trọn đời.” Không ai bảo hành trọn đời được, và lời hứa không giữ nổi thì không đáng tin.

7. Nếu người làm dự án của tôi nghỉ thì sao?

Câu này hay bị coi là bất lịch sự. Nó không hề bất lịch sự — nó là câu hỏi về rủi ro, và bên làm ăn tử tế sẽ có câu trả lời sẵn.

Nghe là ổn: mã nguồn nằm ở chỗ quản lý được, có tài liệu, có người khác đọc hiểu được.
Nghe là nên dừng: “Anh A làm hết, anh A nắm hết.” Nghĩa là dự án của bạn phụ thuộc vào lịch cá nhân của một người.

Một câu thứ tám, hỏi chính mình

Trước khi hỏi bảy câu trên, tự trả lời câu này đã: tôi muốn phần mềm này giải quyết việc gì, nói trong một câu?

“Tôi muốn một web bán hàng chuyên nghiệp” không phải một câu trả lời. “Tôi muốn khách đặt hàng mà không phải nhắn tin qua lại với tôi” thì có.

Mô tả càng mờ, báo giá càng phải cộng thêm phần dự phòng — và bạn là người trả khoản dự phòng đó.

In ra mang đi

1. Thanh toán đủ rồi thì mã nguồn thuộc về ai?
2. Bao giờ tôi thấy thứ chạy được đầu tiên?
3. Tiền chia mấy đợt, mỗi đợt gắn với cái gì?
4. Cái gì không nằm trong báo giá?
5. Đổi ý giữa chừng tính thế nào?
6. Sau bàn giao, sửa lỗi bao lâu còn miễn phí?
7. Người làm dự án nghỉ thì sao?

Bên nào trả lời được cả bảy mà không phải nghĩ lâu, gần như chắc chắn là bên đã làm nhiều lần.