Làm phần mềm riêng tốn bao nhiêu? Từ 15 triệu, và 5 thứ làm giá đội lên

Bạn hỏi làm một phần mềm riêng tốn bao nhiêu. Câu trả lời bạn nhận được, gần như lần nào cũng vậy: “Tuỳ dự án, bạn mô tả kỹ hơn rồi bên mình báo giá.”

Câu đó không sai. Một cái web bán hàng đơn giản và một hệ thống quản lý kho nhiều chi nhánh khác nhau mười lần về công sức, không thể chung một mức giá. Nhưng nó vô dụng với bạn ở đúng lúc bạn cần nhất: lúc chưa biết việc này có nằm trong tầm tiền của mình không.

Nên bạn phải đi hỏi năm chỗ, mô tả lại năm lần, chờ năm bản báo giá — rồi mới biết là mình không đủ tiền. Hoặc tệ hơn: biết là mình dư tiền, và đã trả nhiều hơn cần thiết.

Bài này đưa ra con số cụ thể, những thứ làm giá đội lên hay kéo xuống, và ba khoản chi phí gần như ai cũng quên khi lập ngân sách.

Bốn nhóm việc và mức khởi điểm

Số dưới đây lấy từ bảng giá công khai của Hoàng Long Studio — một trong số rất ít nơi ở Việt Nam công bố giá thay vì bắt hỏi. Các chỗ khác có thể chênh, nhưng thứ tự và khoảng cách giữa các nhóm thì gần như ở đâu cũng vậy.

Nhóm việc	Khởi điểm	Thời gian	Là gì
MVP	từ 15 triệu	1–2 tuần	Bản chạy được đầu tiên, đủ để đem ra thử với người dùng thật
Web App	từ 20 triệu	3–5 tuần	Nhiều người dùng, có phân quyền, có thanh toán
SaaS	từ 20 triệu	6 tuần trở lên	Bán theo gói thuê bao, nhiều khách hàng dùng chung một hệ thống
Ứng dụng AI & tự động hoá	từ 25 triệu	3–6 tuần	Trợ lý AI, xử lý dữ liệu, chạy quy trình thay người
Phần mềm nội bộ	báo giá riêng	tuỳ phạm vi	Công cụ vận hành riêng của một doanh nghiệp

Vì sao là “từ”, và cái gì đội giá lên?

Chữ “từ” không phải mẹo bán hàng. Năm thứ dưới đây là thứ thật sự làm số tiền nhân lên, xếp theo mức ảnh hưởng:

Một — số vai người dùng. Một hệ thống chỉ mình bạn dùng khác hẳn hệ thống có khách, có nhân viên, có quản lý, mỗi vai thấy một thứ khác nhau. Cứ thêm một vai là thêm một bộ màn hình, một bộ quyền, và một bộ tình huống phải kiểm.

Hai — tiền. Chỗ nào có thanh toán là chỗ đó không được sai. Cộng nhầm hạn, ghi nhận hai lần một giao dịch, hoặc mở khoá cho người chưa trả — mỗi lỗi đều là tiền thật hoặc khách mất niềm tin. Phần này luôn tốn công gấp mấy lần vẻ ngoài của nó.

Ba — nối với hệ thống bên ngoài. Sàn thương mại điện tử, ngân hàng, đơn vị vận chuyển, phần mềm kế toán. Mỗi cái nối thêm là một tài liệu phải đọc, một loại lỗi mới phải xử, và một thứ có thể đổi mà không báo trước.

Bốn — dữ liệu cũ phải mang sang. Nếu bạn đang có sẵn hàng nghìn đơn hàng trong Excel hoặc trong một phần mềm cũ, việc chuyển sang không bao giờ nhẹ như nghe. Dữ liệu thật luôn bẩn hơn bạn nhớ.

Năm — giao diện làm riêng. Dùng bộ giao diện có sẵn thì nhanh và rẻ. Muốn mọi màn hình vẽ riêng theo nhận diện thương hiệu thì tính thêm.

Cái gì kéo giá xuống — phần này nằm trong tay bạn

Bốn thứ dưới đây bạn làm được trước khi đi hỏi ai, và chúng ảnh hưởng tới báo giá nhiều hơn bạn nghĩ:

• Viết ra một câu duy nhất về việc quan trọng nhất. “Tôi muốn khách đặt hàng mà không phải nhắn tin qua lại” rõ hơn hẳn “tôi muốn một web bán hàng chuyên nghiệp”. Mô tả càng mờ, báo giá càng phải cộng thêm phần dự phòng.
• Cắt bớt trước khi hỏi. Liệt kê mọi thứ bạn muốn, rồi tự đánh dấu cái nào bỏ được ở bản đầu. Thường bỏ được quá nửa.
• Chấp nhận giao diện có sẵn ở bản đầu. Đổi giao diện về sau rẻ; làm lại phần lõi về sau thì đắt.
• Chuẩn bị sẵn dữ liệu. Danh sách sản phẩm, ảnh, nội dung — gom sẵn vào một chỗ. Không thì nó thành việc phát sinh, mà việc phát sinh thì tính tiền.

Đợi chút đã — tôi có cái này muốn giới thiệu với bạn. Đây là quảng cáo, không quan tâm thì cuộn qua vài dòng.

Hết quảng cáo. Quay lại bài.

Ba khoản gần như ai cũng quên

Đây là chỗ ngân sách vỡ, không phải ở con số báo giá.

Chi phí chạy hàng tháng. Máy chủ, tên miền, dịch vụ gửi thư, dịch vụ AI nếu có. Với một hệ thống nhỏ thường vài trăm nghìn tới hơn một triệu mỗi tháng. Không lớn, nhưng nó là khoản trả mãi chứ không phải trả một lần.

Sửa sau khi bàn giao. Không phần mềm nào xong là hết. Người dùng thật sẽ tìm ra thứ không ai nghĩ tới. Hỏi trước: sau khi bàn giao, sửa lỗi trong bao lâu thì còn miễn phí, và sau đó tính thế nào?

Thời gian của chính bạn. Khoản này không ai ghi vào báo giá. Bạn sẽ phải trả lời câu hỏi, duyệt màn hình, kiểm thử, chuẩn bị nội dung. Một dự án ba tuần thường ngốn của bạn vài buổi. Bận quá không tham gia được thì dự án chậm — và chậm cũng là tiền.

Trả tiền theo mốc: cái mốc giữa quan trọng hơn con số cuối

Cách chia phổ biến và hợp lý: 40% khi khởi động, 40% khi xem được bản chạy, 20% khi nghiệm thu.

Điều đáng chú ý không nằm ở tỷ lệ mà ở cái mốc giữa. Mốc đó buộc phải có một bản chạy được để bạn nhìn tận mắt trước khi trả tiếp. Không có nó, bạn trả trước rồi ngồi chờ, và chỉ biết mình đã chọn nhầm ở tuần thứ sáu.

Nếu một nơi đòi trả hết trước, hoặc không có mốc nào để bạn xem hàng giữa chừng — đó là dấu hiệu đáng lo hơn cả mức giá.

Câu hỏi đắt nhất: xong rồi ai giữ mã nguồn?

Đây là câu ít người hỏi nhất mà lại quyết định nhiều nhất về sau.

Có hai kiểu. Kiểu thứ nhất: bạn được giao mã nguồn, muốn sửa thì tự thuê ai cũng được. Kiểu thứ hai: mã nguồn ở lại chỗ họ, mỗi lần sửa một chữ bạn phải quay lại đúng nơi đó — và giá lần sau do họ quyết.

Chênh lệch giữa hai kiểu không hiện ra ở tháng đầu. Nó hiện ra ở năm thứ hai, khi bạn muốn thêm một tính năng và phát hiện mình không có lựa chọn nào khác.

Hỏi thẳng trước khi ký: sau khi thanh toán đủ, mã nguồn thuộc về ai, và tôi có nhận được tài liệu kỹ thuật không?

Nơi làm kiểu thứ nhất thường nói rõ ngay trên trang chứ không đợi bạn hỏi — Hoàng Long Studio ghi thẳng rằng mã nguồn viết riêng cho dự án sẽ chuyển sang cho khách sau khi thanh toán đủ, kèm tài liệu kỹ thuật và thiết kế giao diện. Dùng nó làm mốc để đối chiếu với báo giá bạn đang cầm.

Dự án của bạn rơi vào nhóm nào

Nếu bạn đang muốn…	Thì nhìn vào nhóm
Thử một ý tưởng xem có ai dùng không	MVP
Khách tự đặt hàng và tự thanh toán	Web App
Bán phần mềm theo tháng cho nhiều khách	SaaS
Máy làm thay một việc lặp đi lặp lại mỗi ngày	Ứng dụng AI & tự động hoá
Thay cái file Excel cả công ty đang dùng chung	Phần mềm nội bộ

Nếu bạn phân vân giữa hai nhóm, gần như luôn nên chọn nhóm nhỏ hơn trước.

Muốn xem những dự án đã làm xong thuộc từng nhóm trông ra sao thì xem qua trang dự án của Studio — có cả blog bạn đang đọc, một hệ thống gửi thư, và một kho giao diện web.

Điều cuối

Con số quan trọng nhất trong cả bài này không phải mười lăm triệu hay hai lăm triệu. Nó là số tuần.

Một dự án hai tuần thì bạn còn nhớ mình muốn gì lúc bắt đầu. Một dự án ba tháng thì tới lúc xong, thị trường đã khác, bạn cũng đã đổi ý, và thứ nhận về là câu trả lời cho một câu hỏi cũ.

Nên khi so hai bản báo giá, đừng chỉ so tiền. So xem bao giờ bạn được nhìn thấy thứ chạy được đầu tiên.